仕事の効率を上げる簡単な8つのステップ

仕事はいつも忙しく、目の前の仕事に追われいるもの。

それでもどんどん仕事量が増え続け、まるで重い荷物を背負っているかのように、動きが遅くなり、キャパオーバーとなって多大なストレスを抱え思考停止に落ちいってしまいます。

それはあなたの能力が低いからでも、才能がないからでも決してありません。

やり方と考え方を整理して、現代を生き抜くために抱えている問題を一緒に解決していきましょう！

そして、どんな仕事でも量でもスマートにこなして、イケてるビジネスパーソンになりましょう！！

そもそも問題はどこにある？

結論から申し上げると、仕事の効率化とは選択と集中がとても大事です。

選択と集中です。

これが出来るかどうかで、効率の良い仕事ができているかどうか左右されてしまいます。

サラリーマンである私も、会社の上司、お客様、部下、同僚等360度様々な方向から様々な注文や質問が飛んできます。

全ての注文や質問、相談に対して全てご自身が対応していては、それこそタイムオーバーになります。

1日24時間。これは全員が平等に与えられたものです。

全てをこなして周りからの評価を独占したい気持ちも分からなくもありませんが、そんな事をしていたら勤務8時間、残業をし、さらに仕事を家に持ち帰っても終わりません。

ではどうすれば良いか？

それを順番の説明していく事にしましょう。

仕事の効率を上げる8つのステップ

⓵”選択と集中”をする事を決める

上記にも触れましたが人は欲深いのなので、あれもこれもと手を出しがち。

しかし、全てをやり切る事は無理です。

無理だという事を理解する事が大切です。

だから選択をしてそれに集中する事が大切なのですね。

選択=選んで、集中=集中して行う。という事です。

やることが多い方もいらっしゃると思いますが、これがほぼ全てといっても良いでしょう。

迷う事無くまずは選ぶこと、決まったらそこに集中すると決断ていきます。

⓶全体感を把握する

”選択と集中”すると決めたら、次に全体を把握する事です。

何の仕事がどのくらいあって、それはどのくらいの時間を費やすものなのか？

間違えても、すぐにこれだ！と決めて動かないようにしましょう。

意気込みはとても大事ですが、技術や爆発力がある人ほどすぐに行動する事で間違た方向に進み大きな損失を生みだします。

今日の仕事のスケジュールが分かれば、量が分かれば、もしかしたらやらなくて良い事が分かり、無駄を省くことが出来るかもしれません。

それだけでも効率化できていますよね？

⓷予定を立てる。できれば振り返る

全体感が分かり、おおむねのスケジュールや仕事量が分かればそれをいつどのタイミングで行う事が最適かを決めます。

自分で最高のパフォーマンスだなぁ。と思えばそれで良いです。

人にそれを見せたりして、こっちのほ方がどうのこうの口を出されるより自分で決めて行動して、それでも失敗したらやり直せば良いので自分で考えて決める事の方がよっぽど身になります。

なので出来れば、文字に起こしてみたり、表にして見たり、手帳を買ってみたり、付箋を使って移動してみたり、パズルのようにあれこれ気風してみて下さい。

そして、予定が立ったのならば実際どうだったか振り返って見ましょう。

そうすれば、うまくいったのか、失敗したのかがわかり、判断の質が上がっていきます。オススメします。

でもはじめは、予定を立てる事。これを行うようにしましょう。

④一緒に解決できそうな問題を管理する

予定を立てました。1日の行動がスタートします。

時間を重ねる毎に思うようにいきません。上司からの確認の電話、顧客とのトラブル、部下の相談。

予期せぬ事が立てた予定の横やりを刺してきます。

こんな時に、一緒に解決できないかどうかで管理するようにしましょう。

例えば…

顧客から壁の修理依頼が入ったとします。上司からは、ネジを買ってくるように頼まれたとします。

こんな時は、修理をする人（チーム）に修理依頼とネジを買ってきてもらう。といった具合でしょうか。

どれかとどれかをまとめて解決できないかいった思考で考えていくと、ヒントが見つかります。

その組み合わせを楽しんで見つかられたら、あなたはもう立派な効率の良いビジネスパーソンです。

⑤捨てる

2つの問題を解決できないか？あるいは3つの事、4つの事いわゆる仕事が速い方は、無意識に問題解決を分けて、くっつけて、まとめて解決していきます。

だからどんどん仕事が進んでいくのですが、どんどん進んでいくと同時にその時に捨てていきます。

どうでも良いもの、あなたでなくても良いものはありませんか？

ある程度のまとまって問題解決ができるようになってくると、時間に余裕が生まれます。

そんな時間が出来たら、ふと考えて見てください。

その業務のやる目的は何ですか？やる理由は何ですか？

その時にあなたがやる事で説明が必要だったり、みんなに教えてあげる1回目だったらそれは必要でしょう。目的は育成だから。

但し、誰でもできるネジを買う（笑）事だったら、それは他の人や買い出しに行く人に頼む等、解決手段を変えて、あなたの仕事から捨てていく事が必要になります。

あなたがその業務を行う目的は何ですか？

あなたがその業務を行う理由は何ですか？

⑥整理整頓・定位置管理をする

やる事、捨てる事の整理はつきました。実際に仕事に追われていると、無駄な事を考える事もしてはいけません。

それは捨てなければならない事だからです。

次に行うのは、整理する事です。

いつもと同じ道、いつもと同じ物、いつもと同じ事。

質素に聞こえるかも知れませんが、とても大事です。

○○をするために、○○の道具が必要な時、あの引き出しにある。

これが無意識的にわかっていれば、考える必要もなくとても貴重な時間を取られる事もありません。

しかし、どこどこどこ？？と探していると、他にやらなければいけない仕事の時間が押し寄せてきます。

これは、思考も同じなのでできるだけ思考と身の回りは整理整頓を心がけて、すぐに取り出せるようにしましょう。

⑦同じ事をする

整理整頓ができて、同じ事を考えずにできる環境が整えば、何かをしながら別の事を考える事が出来そうですね？

問題の同質な事をまとめて解決していく。その時に必要なものや道具はすぐ近くに置く。もしくは定位置で管理をする。

それを繰り返し行えば、別の人にも教えて同じ行動パターンを繰り返していく事で業務や思考が整備されて、そもそも今の仕事から抜けられるようになったら完璧ですね。

全てを任せて、あなたの全ての時間が空きました！！

あくまでも理想ですが、今までキャパオーバーだった事よりもずっと効率化が進んでいるのに実感が湧く事と思います。

⑧できるだけシンプルに考える

最後に、シンプルに行う事です。

物事の見方は大→中→小で見る。

報告なら結論→理由→具体的に。です。

どっちでも良い事を決めるのに何人かが結構なスケールで会議をしたり、細々と変なこだわりを持っている人に会ったりしたことはありませんか？

はっきり言って時間の無駄ですよね？

でも自分に置き換えてみると意外と自分のやっている可能性もあります。

だから物事は大きなところから手を付けていただきたいのです。

上司から報告要請があった時に、上司が知りたいのは結論です。

その背景を長々と伝えてしまうと、それこそ時間の無駄になります。結論を伝えた後に、”何故そうなんだ？”と言わせるくらいでないとただでさえ忙しい上司とあなたの時間を蝕んでいく事になり、お互いにデメリットになります。

秘（ひ）すれば花。という言葉もありますが、伝えない事で伝わるという事もあるので、覚えておいてください。

効率を上げることの狙い

そもそも効率を上げる事だけが仕事になってしまってはいけません。

本当に大事な事は、効率を上げる事=成果を出すための時間作り

効率を上げて時短して余った時間でさぼってしまっては何の意味も持ちません。成果の出る取り組める時間をいかに作りだし、集中して行えるかが重要です。

ただそのためには、効率を上げていかに時間を作り出すかがとても重要でここができなければ成果が出る事を待つ、神様に祈っているのと同じで何もしないことを意味しているのです。

あなたの目の前に問題は起きています。

こ8つのステップを最大限に使って成果を出すための取り組みに踏み出せるようになれば幸いです。