仕事の効率化のためのツール3選!!

仕事/自己啓発

今あなたは、目の前の仕事に追われいるのでしょうか?

それとも主体性やアイデアを欠いたまま、まるで重い荷物を背負っているかのように、多大なストレスやプレッシャーを抱えて仕事をしているのでしょうか?

そんな現代によくある社会人の人たちが抱えている問題を一緒に解決していきましょう!!

そもそも問題はどこにある?

Happy businessman with many hands

サラリーマンである私も含めて、会社の所属していると上司、お客様、部下、同僚等360度色々な方角から色々な注文や質問が飛んできます。

仕事とは、他者の求めているものを満たすこと。

そんなお客様からの要求を満たして行くことが会社の使命であり、同時に役割でもあります。

特に金銭が絡んでくるお客様(クライアント)の満足を一番に優先して答えていかなければ組織として生き残る事はできません。

しかし、組織が大きければ大きいほど上長の承認、更にその上長承認と一つの物事やアイデアを動かすだけでもとてつもない時間と労力を使う事になります。

パワーとあふれ出るアイデアをいくつも持つあなたは、次第にそんなスピード感のない組織や体制に事の運びの遅さに怒りを覚え、結論のでないまま1日を終えます。

そして、翌日また新たな1日を迎えるころには、さらなるアイデアを生かす場もなく、昨日の一つのアイデアを進める為だけに、力を注ぐことになるのです。

これでは、本来のお客様を満足させる事は現状維持が続き、どんなにお客様を喜ばせようとして次々にアイデアが浮かんだとしても実現されずに、組織も現状維持し、競合他社に抜かれ、いつしか飽きられてしまう。

こういった負のスパイラルに組織全体に陥ってしまいかねません。

では、一人一人がどのように問題を解決していけば良いのでしょうか??

問題やチャンスは突然やってくる?

人は新しい環境に飛び込む時、不安と同時にワクワクしているものです。

このワクワクを決して見逃してはいけません。

このワクワクは問題解決の源泉であり、エネルギーなのです。

仕事をしていく上で、様々な事が起こり時間を要してしまいます。そして、それは忙しければ忙しい程目の前に事に忙殺ワクワクを奪っていく事にも繋がります。

1つ例を出してみましょう

・いつも利用していた大好きなレストランのチェーンストアの就職が決まりました。
あなたは効率が悪いことを嫌い、いつも料理が早く出てくるこのレストランの仕組みを知りました。
ワクワクしているあなたは、もっと効率がよくなるアイデアがいくつも浮かんできます。

しかし、実際に働いて見ると現場は超がつくほど過酷で、スタッフが足りておらず、休憩もろくに取れずに1日を終える。
しかも、労務環境も悪くスタッフが一人、二人と次第に来なくなり、残されたあなたやスタッフが肩代わり、休みを返上して働いて何とかお店を回していきます。

新しいお店の仕組みややり方になれる事が必死で、初めに抱いていたワクワクやアイデアは日に日に失われていきます。
それだけならまだしも、料理が速く出てくることが売りのチェーンストアが環境が悪くなったことで料理を出す時間が遅れていき、それに気づかなかったり、
環境がこんなだから仕方がないなどと、自分本位になってしまう。怒られないから大丈夫等と基準が低下していき、お客様が段々離れていってしまう。

何ともブラック企業と言われる職場環境のような気がしますが、

管理体制の取れていない企業やサービス業は大体こんな感じです。

それでも、飲食業や小売り業などサービス業でもお客様が来て頂けるだけ幸せです。

そうならない為にも、目の前の問取り組み、問題解決のするあなたの実力の見せどころです!

あのワクワクしていた頃、期待に胸を膨らましていた頃の気持ちを呼びもどすのです。

しかし、もしここであなたの気持ちが折れていたり、目の前の事を片づけるのに精いっぱいだったとき、こんな風に思ってしまうでしょう。

あれっ、なんでここで働いているんだろう?

このまま、こんなことをして一生終わっちゃうのかな?

あまりにも極端かもしれませんが、忙殺やワクワクの欠如の最終形は、このあたりにいきつき、行動に移す事すらしなくなってしまいます。

ここまでいかないにしろ、日々ストレスを抱え込むあなたは次第に目的を見失い、主体性の欠落、アイデアが出てこないなんてことのなりかねません。

こうならない為にも、先手必勝なのです!

鉄は熱いうちに打て!なのです。

では、実際にそのワクワクを持続させるにはどのように仕事に取り組めば良いのでしょうか?

仕事の効率化に使ったツール3選!!

Time management, planning, organization of working , work process control.

私が実際に仕事を通じて、環境の効率化に成功した誰にでもできるシンプルなものをご紹介します。

どれも当たり前ですが、忙殺されている時ほど当たり前ができなくなるので、基本に立ち返りたい方にもおすすめの為参考にしてくださると嬉しいです。

①メモを取る

・iphoneのメモ帳アプリに入力する※音声入力も良い

先程の例のチェーンストアのように忙しい環境の方は特に小まめに具体的にメモする事をお勧めします。

時間がない時は、音声入力や単語のみでもよいが、期限、達成水準、目的、担当者などは取ったメモをみたらすぐに分かるようにしておこう。

 

②時間を管理する

・時間割スケジュール アプリ

期限を守る=約束を守る。

社会人として最低限のマナーです。しかし、面の前の事に追われてしまっては計画が立てられなかったたり、どのくらいの計画で進めれば良いか分からなくなります。

そんな時に実績を入力して、見積もる。そして、割り当てる

この2つが非常に重要になってきます。

③可視化する

・Googie Keep アプリ

現場の状況や目標、達成水準は言葉で伝えなければならないが、言葉だけではどうしても全体に波及されなかったり、伝える側と聞く側の意図がずれていたりと難しい。

間違えて伝わってしまったら、それこそ効率が悪化してしまう。

そのためには、言葉と映像の両方で伝えることで聞いている側の理解を明確にすることができて再現性が上がる。

効率を上げることの狙い

Happy businessman with many hands

そもそも効率を上げる事だけが仕事になってしまってはいけません。

効率を上げる事=成果を出すための時間作り

効率を上げて時短して余った時間でさぼってしまっては何の意味も持ちません。成果の出る取り組める時間をいかに作りだし、集中して行えるかが重要です。

ただそのためには、効率を上げていかに時間を作り出すかがとても重要でここができなければ成果が出る事を待つ、神様に祈っているのと同じで何もしないことを意味しているのです。

あなたの目の前に問題は起きています。

この3つのツールを最大限に使って成果を出すための取り組みに踏み出せるようになれば幸いです。

最後に

最後までご覧いただきありがとうございます。

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